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BIBLIOTHÈQUE VIRTUELLE

La Bibliothèque virtuelle prend en charge la gestion des ordres du jour et des documents nécessaires à la tenue des séances de conseil. L’environnement est intuitif et permet aux élus d’avoir accès à l’ordre du jour en temps réel et ce, en tout temps.

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L’utilité d’un logiciel pour  la gestion et la tenue des séances de conseil

 

Facilite la communication
Réduction de la quantité de papier utilisée
Centralise, préserve et classe l’ensemble de l’information
Rapidité d’accès à l’ordre du jour et aux documents de référence
Facilite la recherche et la récupération rapide des documents relatifs aux séances
Accès en tout temps et en tous lieux aux documents courants et aux archives
Permet aux  élus d’être plus efficaces pour la prise de décision

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Caractéristiques de la Bibliothèque virtuelle

Permet au greffe de la municipalité de déposer des documents en ligne et les rendre disponibles aux élus
Saisie en temps réel du projet de l’ordre du jour
Pour chacun des points de l’ordre du jour, les documents pertinents y sont attachés
Accès en tout temps aux documents archivés relatifs aux séances antérieures
D’autres utilisateurs peuvent accéder à l’application selon les droits qui leurs sont attribués
Permet de gérer la diffusion des documents du conseil et des comités dans un environnement sans papier
Agenda des activités
Notifications par courriel aux membres